Konec papírování: Jak elektronická spisová služba šetří organizacím peníze?

Papír, tonery a šanony tvoří jen špičku ledovce. Skutečné náklady na správu dokumentů se skrývají v hodinách práce, které zaměstnanci tráví evidencí, přenášením a dohledáváním spisů. Co se stane, když celý tento koloběh převezme digitální systém? Organizace ušetří peníze, zrychlí procesy a konečně se zbaví papírového chaosu.

Zapomeňte na toner. Skutečným nákladem správy dokumentů je čas

Fyzické šanony a stohy papírů představují výraznou finanční zátěž, kterou si většina organizací ani plně neuvědomuje. Výzkumná agentura Gartner ve svých analýzách opakovaně zjistila, že tisk a správa dokumentů spolykají organizacím 1 až 3 % ročních tržeb. Samotný papír a tonery přitom tvoří jen menší část těchto nákladů.

Skutečné ztráty vznikají úplně jinde. Administrativní pracovníci tráví velké množství času zakládáním, kopírováním a fyzickým přenášením stohů papírů mezi kancelářemi. Někdo je převezme, zaeviduje, odnese na příslušné oddělení, založí a po čase ho znovu hledá. Je to zkrátka nekonečný cyklus, který organizaci stojí víc než samotný papír.

K tomu připočítejte čas strávený obyčejným hledáním informací. Podle odhadu společnosti IDC tráví zaměstnanci v průměru 2,5 hodiny denně vyhledáváním potřebných dokumentů a dat – to je téměř třetina pracovního dne. Samozřejmě se to v praxi liší podle typu organizace a úrovně digitalizace. Velká část nákladů nevzniká při samotném tisku, ale při dohledávání, předávání a ruční administrativě spojené s papírováním.

Když do tohoto procesu vstoupí elektronická spisová služba, dokumenty se dají zpravidla dohledat výrazně rychleji a řízený oběh snižuje počet zbytečných manuálních kroků.

Jak je na tom digitalizace v Česku?

Jestliže elektronická spisová služba přináší tak výrazné úspory, logicky by se mělo digitalizovat ve velkém. Realita je však střízlivější. Nejvyšší kontrolní úřad (NKÚ) uvádí, že Česká republika investovala do digitalizace veřejné správy v letech 2020 až 2024 více než 50 miliard korun. Přesto se původní cíl plné digitalizace služeb do února 2025 nepodařilo naplnit. Plně digitálních bylo přibližně 1 621 služeb, tedy 18 procent z celkových 8 916 plánovaných. Zákonný termín se proto posunul o dva roky.

NKÚ zároveň upozorňuje na několik hlavních překážek. Patří mezi ně slabé řízení projektů, nedostatek IT expertů ve veřejné správě, neúplná data, složité informační toky a nejasná odpovědnost za vynaložené prostředky. Právě proto roste význam ověřených nástrojů, které pomáhají převést digitalizaci z plánů do reálné praxe.

Technologie, která obstála v praxi

Mnohé organizace si pod digitalizací představují jen webový portál pro občany. Skutečná revoluce se však odehrává na pozadí. Ondřej Šimíček, expert na veřejnou správu, to v podcastu Střed zájmů v epizodě „Revoluce, nebo pohřeb papírové byrokracie?“ pojmenoval naprosto přesně: „Alfa a omega digitální transformace je mít digitálně udělaný vnitřní systém a finance. Všechno tohleto musí být digitální. Oběh těch dokladů, finanční toky...“ Právě proto jsou řešení, jako je elektronická spisová služba, absolutním základem. Bez funkčního vnitřního oběhu dokumentů je jakákoliv další digitalizace jen stavěním domu od střechy.

Na českém trhu patří mezi nejzkušenější dodavatele takových klíčových řešení elektronické spisové služby společnost ICZ. Její systém ICZ e-spis® nasadila například Česká správa sociálního zabezpečení v 85 organizačních jednotkách po celé republice. Systém se dlouhodobě používá i v Ústeckém kraji, kde jeho rozvoj zahrnoval také integrace a komunikaci s registrem smluv.

Díky těmto rozsáhlým implementacím a mnoha organizacím, které systém denně využívají, patří ICZ e-spis® mezi nejověřenější řešení elektronické spisové služby pro veřejnou správu v Česku.

Elektronická spisová služba jako nový standard

Organizace dnes neřeší jen cenu papíru nebo tiskáren. Skutečné náklady vznikají jinde – v pomalých procesech, ve zbytečné administrativě a v čase lidí, kteří místo práce s agendou hledají spisy.

Elektronická spisová služba proto nepředstavuje jen technologickou novinku. Přináší nový způsob práce s dokumenty: rychlejší, přehlednější a výrazně úspornější. A právě proto dnes stále více organizací přechází z papírových šanonů na digitální spisy. Ne kvůli trendu. Kvůli zdravému rozumu.