Velká změna pro zaměstnavatele. Musí začít hlásit cizince dřív, než nastoupí, jinak hrozí milionové pokuty

Zaměstnavatele čeká zásadní změna, která jim přinese především administrativní zátěž. S platností od října se totiž mění systém nahlašování zaměstnanců z ciziny na Úřad práce. Pod hrozbou milionových pokut tak budou muset nově zaměstnavatelé nahlásit zaměstnance ještě předtím, než započne s prací. Dosud stačilo zaměstnance nahlásit až do konce dne jeho nástupu, to podle ministerstva umožňovalo obejít kontroly při zaměstnávání na černo.

„Dosud byla povinnost hlásit Úřadu práce nástup zaměstnance nejpozději v den jeho nástupu do zaměstnání. Nově je nutné hlášení provést ještě před samotným nástupem k výkonu práce. Změna se týká zaměstnávání všech cizích státních příslušníků, tedy jak občanů EU, jejich rodinných příslušníků a rodinných příslušníků občanů ČR, cizinců ze třetích zemí, kteří potřebují pracovní oprávnění, tak cizinců s volným přístupem na trh práce, včetně držitelů dočasné ochrany,“ uvádí na webu ministerstvo práce.

Ministerstvo změnou sleduje konec obcházení kontrol ze strany inspektorátu práce. „Jestliže započne kontrola inspekce práce, již neobstojí argument: ,pracovník právě nastoupil, my ho dnes nahlásíme‘. Nově bude muset být již při zahájení kontroly inspekcí práce každý pracovník nahlášen,“ shrnuje záměr ministerstvo.

Nepůjde přitom o formalitu, zaměstnavatelům hrozí vysoké pokuty. „Umožnění nehlášené práce není bagatelní záležitostí – jedná se o přestupek, za který může Státní úřad inspekce práce uložit pokutu až do výše tří milionů korun,“ uvedla Ivana Brancuzká z poradenské společnosti Crowe s tím, že výše sankce se odvíjí od závažnosti porušení, počtu zaměstnanců, u nichž došlo k porušení předpisů, a dalších okolností případu.

Ministerstvo práce totiž upozorňuje, že se budou brát ohledy na případné zpětné nahlášení. „Pokud (zaměstnavatel) hlášení zpětně do 5 dnů od započetí práce a v mezidobí neproběhne kontrola, bude nesplnění povinnosti považováno za nehlášenou práci, avšak postihována jako přestupek nebude. Pokud hlášení proběhne zpětně tak, že od započetí práce uběhne více než 5 dní, dopustil se zaměstnavatel umožnění nehlášené práce, přičemž případná pokuta může zohlednit, že již byl zaměstnavatelem dohlášen. Pokud pracovník nebyl nahlášen zaměstnavatelem vůbec, situace se posuzuje jako nehlášená práce – zde hrozí pokuta až do výše 3 milionů Kč,“ uvádí ministerstvo práce.

„Nová úprava zásadně mění pravidla pro zaměstnavatele. Povinnost hlásit nástup cizince ještě před jeho prvním dnem práce je logickým krokem k větší transparentnosti a férovým podmínkám na trhu práce,“ řekla Michaela Plevová z Bredford Consulting. Dosavadní praxe, kdy zaměstnavatelé mohli nahlásit pracovníka zpětně až do půlnoci, byla podle ní často zaměstnavateli využívána i při kontrolách, kdy zaměstnance nahlásili právě v její den.

„Týká se to nejen pracovních poměrů, ale i dohody o provedení práce a pracovní činnosti,“ doplnila daňová expertka z poradenské společnosti Ecovis Simona Fialová. Zaměstnavatelům proto Fialová doporučila zrevidovat postupy při náboru zaměstnanců a nastavit interní procesy tak, aby byla tato povinnost včas plněna. To v praxi znamená například mít doloženy všechny doklady před nástupem, a mít doloženo i samotné odeslání hlášení, které je možné zasílat pouze elektronicky. Beze změny zůstává povinnost hlásit změny a ukončení pracovního poměru, upozornila Plevová.

Podle údajů ministerstva vnitra žilo k 31. lednu 2025 v Česku přes 1,1 milionu cizinců, tedy zhruba deset procent populace. Třetina z nich žije v Praze, významné komunity jsou také ve Středočeském a Jihomoravském kraji. Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, který schválily sněmovna i Senát, má pak tuto ohlašovací povinnost od července příštího roku rozšířit na všechny zaměstnance.

Stát mohl podle Nejvyššího kontrolního úřadu za roky 2019 až 2022 přijít kvůli nelegálnímu zaměstnávání asi o 92 miliard korun. Stojí za tím ale různé důvody. Odpovědné úřady, které mají nelegální zaměstnávání na starosti, si včas nepředávaly potřebné údaje a nedoměřovaly pojistné zaměstnavatelům, kteří dostali pokutu za nelegální zaměstnávání cizinců.