Máte kvůli pomalému účetnictví problém s dodavateli? Schvalujte faktury na pár kliků odkudkoli

Faktury můžete mít vyřízené do minuty třeba během dopravní zácpy z mobilu. Stačí k tomu jednoduchá aplikace pro bezpapírový oběh a zpracování dokumentů.

Dochvilnost a včasné proplácení faktur jsou základem úspěšného podnikání. Ne vždy se ale daří udržovat účetnictví tak pružné, aby vše fungovalo, jak má, a obchodní partneři byli naprosto spokojení. Interní schvalovací procesy bývají příliš zdlouhavé a závislé na fyzické přítomnosti manažerů s podpisovým právem. Někdy se faktura „zadrhne“ u konkrétního zaměstnance, jindy je potřebný manažer na služební cestě nebo nemocenské. To však vaše partnery nezajímá a prodlevy jdou na úkor firmy, ohrožují její dobrou pověst a mohou vás připravit o klienty. Co s tím?

Jak nepřijít kvůli papírování o dobrou pověst

Podobný problém před časem řešila cateringová společnost z Prahy, která se specializuje na firemní stravování. Zajišťuje jídelní servis pro řadu velkých firem a až příliš času jí zabírala administrativa. Faktury totiž vyřizovala v papírové podobě a účetnictví si nechala spravovat externí firmou, což ale ještě více prodlužovalo interní schvalovací proces. Schválené faktury se často předávaly se zpožděním a platby se uskutečňovaly až po termínu splatnosti. To se samozřejmě nesetkávalo s dobrou odezvou u dodavatelů. Firma se proto rozhodla hledat řešení, které by nahradilo papírovou podobu schvalování smluv a lépe řešilo evidenci všech faktur.

Volba padla na elektronické zpracování a evidenci faktur, konkrétně na aplikaci Sofa od společnosti Software602. Jde o systém, který plně digitalizuje práci s dokumenty, tedy celkové workflow – oběh, schvalování, podepisování, archivaci a případně i skartaci. Zcela vylučuje práci s papírovými dokumenty. Pokud nějaký dokument do firmy dorazí v papírové podobě, stačí ho naskenovat a zadat do systému, a veškerý další postup už probíhá elektronicky. Má to jednu obrovskou výhodu: zatímco u papírových dokumentů musíte fyzicky sedět v kanceláři, kontrolovat je, schvalovat a podepisovat, elektronické verze při využití správného řešení můžete schvalovat odkudkoli.

Právě to je největší výhoda aplikace Sofa: zefektivňuje práci ve firmách i úřadech, kde se nemusí složitě vyhledávat papírové smlouvy a další dokumenty, nemusí se zajišťovat jejich fyzický oběh při schvalování, evidence a archivace. To vše se děje elektronicky a v každé fázi používání dokumentu lze zkontrolovat, co se s ním děje a kdo a jak s ním nakládal. Nemůžou se k němu dostat jiní zaměstnanci než ti, kteří k tomu mají oprávnění. V administraci Sofa lze totiž nastavit, kdo má mít k čemu přístup a jaká oprávnění má při nakládání s dokumenty. Takže zatímco jeden může dokumenty kontrolovat a třídit, jiný je může schvalovat a podepisovat. A třeba i posílat datovou schránkou, kterou lze jednoduše se Sofa propojit.

Plnohodnotné podepisování smlouvy třeba z mobilu

Zmiňované cateringové společnosti umožnila aplikace Sofa předávat faktury elektronicky a zároveň je takto i podepisovat a pečetit, což velmi urychlilo celkový proces jejich zpracování. Veškeré dokumenty byly dohledatelné okamžitě a odkudkoli díky vzdálenému přístupu z jakéhokoli chytrého zařízení. Odpovědní zaměstnanci tak nemuseli být přímo v kanceláři, aby mohli faktury schválit a fyzicky podepsat či orazítkovat. Měli přitom stále přehled, co se s danou fakturou děje a kdo s ní nakládal. Okruh lidí, kteří můžou s fakturami nakládat, šlo libovolně nastavit – přidávat a odebírat práva – a vždy bylo jasné, kdo a kdy provedl nějakou změnu.

Zavedení bezpapírového oběhu dokumentů bylo velmi rychlé a firma ho ještě uspíšila kvůli nečekaným omezením v souvislosti s příchodem pandemie Covid-19. Ta výrazně omezila fyzický pohyb zaměstnanců a jejich přítomnost v kancelářích, takže aplikaci Sofa začali využívat hned od začátku na maximum a zajistila jim bezproblémový chod společnosti i během stavu nouze vyhlášeného na jaře 2020. A výsledek? Interní proces schvalování faktur se podařilo zkrátit z původních 19 dní na pouhý týden a vyřešil se problém s prodlevami plateb dodavatelům. Firma má dokonalý přehled, kdo a kdy daný dokument schválil a okamžitě se archivuje, nemůže se tedy ztratit.

Dokumenty zpracovávané prostřednictvím aplikace Sofa jsou zabezpečeny proti pozměňování a neoprávněnému přístupu zaměstnanců, kteří nemají nastavena příslušná práva od administrátora, a jsou opatřeny metadaty, která je umožňují fullltextově vyhledávat. Toto řešení je navíc ve stoprocentním souladu s legislativou, která ošetřuje nakládání s elektronickými dokumenty: vše odpovídá požadavkům českého i evropského práva, včetně evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.